玩转时间

浏览次数: 日期:2008年12月2日 17:52

工作中,经常会听到“没时间啊”等类似的抱怨,但是我们的时间真的都被有效利用了么?
曾经在杂志上看到一个很有趣的测试,我们先来测试一下我们对时间的管理水平。下面的每个问题,请根据自己的实际情况,如实地给自己评分。计分方式为:选择“从不”记0分,选择“有时”记1分,选择“经常”记2分,选择“总是”记3分。
a.    每天列出的一个应办事项清单,按重要顺序排列,依次办理;
b.    日程表留有回旋余地,以应对突发事件;
c.    在每个工作日之前,都能为计划中的工作做些准备,利用工作进度表来书面规定工作任务与目标;
d.    重复发生同样类型的错误;
e.    凡是可交派下属(别人)去做的,都教派下去;
f.    尽量一次性处理完毕每份文件;
g.    每天尽量回避干扰性电话、不速之客的来访,以及突然的约会;
h.    试着按照生理节奏变动规律曲线图来安排工作;
i.    当其他人想占用我的时间,而我又必须处理更重要的事情时,我会说“不”。
结论:
0-12分:你自己没有时间规划,总是让别人牵着鼻子走。
13-17分:你试图掌握自己的时间,却不能持之以恒。
18-22分:你的时间管理状况良好;
23-27分:你是值得学习的时间管理典范。
通过以上的测试,我们对应得出时间被浪费的各种原因:
a.    做事没有计划、缺乏优先顺序、抓不住重点;
b.    做事之前没有完整的FMEA,没有分析到潜在的失效的可能性;
c.    做事盲目,目标不明确;
d.    不会分析总结,不会举一反三;
e.    事必躬亲,不懂得授权;
f.    作风拖拉;
g.    过于注重细节;
h.    消极思考
i.    不会拒绝别人的请求
看来,如此宝贵的时间就这样在不知不觉中被我们浪费了。一项国际调查表明:一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率可相差达10倍以上,看来人人都需要掌握时间管理的方法和理念。
那么,什么是时间管理呢,百度上搜得的最佳答案:所谓时间管理,是指用最短的时间或在预定时间内,把事情做好。换句话讲就是提高效率,每天有固定的86400秒,当你在相同时间内做的事情比别人多,从某种意义上就可以说你比别人获得了更多的时间。可怎样才能获得这多出来的时间呢?下面分享几种咨询师曾经提供给我们的方法:
1.    6点优先工作制:
该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的,它使这家公司用了5年的时间,从濒临破产一跃成为当时美国最大的私营钢铁企业。这一方法要求把每天所要做的事情按照重要性排序,分别从“1”到“6”标出6件最重要的事。每天一开始,先全力以赴做好标号为“1”的事情,指导它被完成或被完全准备好,再全力以赴做标号为“2”的事,依此类推……
艾维利认为,一般情况下,如果一个人每天都能全力以赴完成6件事,那么他一定是一位高效率人士。
2.    帕累托原则:
这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如,总是那些20%的客户给你带来80%的业绩,可能创造了80%的利润;世界上80%的财富是被20%的人掌握着,世界上80%的人只分享了20%的财富。因此,要把注意力放在那20%的关键事情上。
根据这一原则,我们应当对要做的事情分清轻重缓急,进行如下排序:
a.    重要且紧急:比如救火、抢险等——必须立刻去做,都火烧眉毛了还不快去?
b.    重要但不紧急:比如学习、做计划、体检、甚至是和你爱的人说一声“我爱你”——只要没有前一类事情的压力,就应该当成紧急的事去做。
c.    紧急但不重要:比如有人突然邀请你吃饭——只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。我们常犯的毛病是把“紧急”当成了优先原则。其实,许多看似紧急的事拖一拖,甚至不办也无关大局。
d.    既不紧急也不重要:比如娱乐、消遣等事情——有闲工夫再说。
3.    办公室美学:
简洁就是速度,条理就是效率。简洁和条理也是一种美,是一种办公室的美学。我们应当养成如下良好习惯以便提升速度和效率:
?    物以类聚,东西用毕物归原处;
?    不乱放东西
?    把整理好的东西编上号,贴上标签,做好登记;
?    好记性不如烂笔头,要勤于记录;
?    处理文件的3个环节:第一,迅速回复;第二,迅速归档;第三,及时销毁,没用的文件要及时处理,以免继续浪费空间和时间。
其实时间管理的方法技巧还有很多,以上仅仅例举几种,但方法再多也要看肯不肯花功夫,肯不肯下决心改变一些固有的脾气秉性和工作习惯,当彻底玩转时间时,我们将是世界上最富有的人。
 

公司管理提升部 体系管理专管 李馨
 

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